El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más importante para las empresas. Sin embargo, existen ocasiones en las que no se recomienda utilizarlo para compartir cierto tipo de información, y éste es el caso de los archivos adjuntos de gran tamaño. Aquí te decimos por qué.
¿Por qué no enviar grandes adjuntos por correo electrónico?
- Saturas el buzón del destinatario. En algunas empresas el espacio de los buzones no es muy grande y no viene bien recibir un adjunto de 50Mb.
- Gastas los datos móviles del destinatario. Con la proliferación de los dispositivos móviles, mucha gente utiliza su smartphone para recibir correo, y estos dispositivos están atados a un plan de datos que en muchas ocasiones tiene un límite definido, el cual se gasta al recibir grandes archivos.
- Alentas la red del destinatario. Si el receptor de tu correo tiene que descargar un archivo adjunto grande, su red estará ocupándose en esa tarea varios segundos o minutos, tiempo durante el cual el receptor no podrá descargar otros mensajes y verá su velocidad de navegación afectada.
- Tarde o temprano sobrepasarás los límites de almacenamiento de los buzones. Todos los servicios de correo electrónico tienen un límite máximo de Mb tanto para envío como para recepción. Si envías constantemente archivos grandes, estarás corriendo el riesgo de que tus mensajes sean rechazados ya sea al enviarlos o al momento en que el destinatario los recibe.
- Pierdes tiempo. Dados todos los puntos anteriores, puede pasar mucho tiempo desde que mandas tu mensaje, hasta que te das cuenta de que no fue recibido, lo cual te hará perder tiempo y esfuerzo.
- No puedes modificar el archivo. Si envías un archivo por correo y te das cuenta de que te faltó hacerle una modificación, tienes que indicarle al receptor que haga caso omiso y volver a enviarlo.
- Falta de estructura en los archivos. Supongamos que quieres enviar varios archivos adjuntos organizados en carpetas y subcarpetas. Si los envías por separado perderán esa estructura conceptual.
- Confidencialidad. Si envías por equivocación el adjunto a la persona equivocada, no tienes control sobre la situación. No puedes deshacer el envío.
¿Cuál es la solución?
Utilizar servicios de almacenamiento en la nube, los cuales funcionan de la siguiente manera:
- Instalas el programa del proveedor del almacenamiento en la nube. Ésto crea una carpeta especial que sincroniza todo lo que pongas en ella con el servidor.
- Cargas tu archivo al servidor. Basta con arrastrarlo a tu carpeta especial.
- Copias la liga del archivo.
- Envías esa liga a tu destinatario. El mensaje será ligero ya que no contiene el archivo, sino un hipervínculo al mismo.
Los beneficios de usar uno de estos servicios son:
- No saturas el buzón del destinatario.
- No gastas sus datos móviles. Si tu cliente está en la calle y ve que recibió tu mensaje, puede esperar llegar a la oficina para descargar el archivo.
- Evitas sobrepasar los límites de almacenamiento de los buzones.
- Ahorras tiempo. La comunicación con tu cliente será rápida debido a que los mensajes con una simple liga llegarán instantáneamente.
- Modificaciones sencillas. Si hubo algún cambio en el entregable, basta reescribirlo con la nueva versión. No tienes que enviarlo nuevamente.
- Estructura de archivos. Si vas a compartir varios archivos para un mismo cliente, puedes crear una carpeta (con subcarpetas si gustas) y compartir la liga a la carpeta. De esta forma el cliente ingresa y ve todos los archivos destinados para él.
- Confidencialidad. Si quieres dejar de compartir el archivo, basta con eliminarlo o dejar de compartirlo.
- Apps. Existen apps para tu celular mediante las cuales puedes ver tu espacio de almacenamiento, añadir archivos, descargarlos y enviarlos.
Aquí te damos una lista de servicios de almacenamiento en la nube, puedes usar el que más te guste porque en realidad todos funcionan igual para un uso básico:
- Dropbox. Gratis.
- OneDrive de Microsoft. Gratis
- Google Drive. Gratis.
- Box. Éste servicio es pagado, y tiene características adicionales para empresas más grandes.
¿Necesitas ayuda con este tema? Contáctanos, en Quadrato te podemos apoyar.
